Preuve de conseil et scellement

Meetingize peut “sceller” un document pour créer une preuve horodatée qu’il existait, dans un état donné, à un moment donné. Cette fonctionnalité est pensée pour appuyer les obligations de documentation des conseillers réglementés (par exemple au titre de la directive sur la distribution d’assurances ou de MIF2).

Qu’est-ce qu’un scellement, concrètement ?

Quand vous scellez un document, Meetingize calcule une empreinte SHA-256 de son contenu et enregistre cette empreinte avec la date et l’heure du scellement dans sa propre base de données. Il n’y a ni blockchain ni tiers horodateur : la preuve est une empreinte plus un horodatage, conservés par Meetingize. Sceller un document déjà scellé ne crée pas de doublon.

Comment sceller un document ?

Ouvrez le document et utilisez l’action de scellement. Vous pouvez aussi sceller directement depuis le résultat généré de la réunion, sans passer d’abord par l’export du document.

QR code et page d’attestation

Une fois scellé, Meetingize génère un QR code pour le scellement et une page d’attestation intitulée “Preuve de conseil - Meetingize” (affichée en français même dans d’autres langues) qui montre le nom du document, la date de scellement, une version tronquée de l’empreinte, et le QR code, sans jamais afficher le contenu du document.

Vérification publique

Toute personne disposant du lien (un client, ou un régulateur comme l’ACPR ou l’AMF) peut ouvrir la page de vérification publique à l’adresse /verify/<id> sans avoir de compte Meetingize. Cette page confirme uniquement qu’un document portant cette empreinte existait à cette date ; elle n’affiche jamais le contenu du document.

Cas d’usage

Cette fonctionnalité s’adresse aux conseillers qui doivent pouvoir démontrer, après coup, qu’un conseil ou un document (comme un recueil des exigences et besoins, un rapport d’adéquation, ou une lettre de mission conseil) existait tel que donné, non modifié, à une date précise.

Bon à savoir

• Le scellement vous aide à documenter qu’un conseil a été donné et enregistré à un instant donné. Il ne certifie pas, en lui-même, que le conseil donné était conforme à une réglementation donnée ; cette appréciation reste de votre responsabilité professionnelle.